Aménager votre local

Pour un aménagement optimal et sécurisé, les caractéristiques techniques suivantes sont conseillées :

· largeur minimum de la porte : 1 m ;

· surface maximum de 200 m² ;

· résistance au sol (pour des rayonnages de 2,20 m de hauteur) : 900 kg/m² pour des rayonnages fixes et 1300 kg/m² pour des rayonnages mobiles ;

· largeur minimum des allées de circulation entre les rayonnages : 0,80 m ;

· largeur minimum des allées de circulation perpendiculaires aux rayonnages : 1,20 m ;

· température : 16°C à 22°C, avec une variation maximale de 2°C par semaine ;

· hygrométrie : 45% à 55% d’humidité ;

· luminosité : 200 lux ;

· éclairage : tubes fluorescents au plafond dans les allées de circulation. Les salles avec des fenêtres seront à éviter, et si ce n’est pas possible, ces dernières seront occultées avec des stores ;

· revêtements : le sol aura un revêtement lavable et anti-poussière ; les murs et le plafond auront une peinture anti-poussière.

Les caves (risque d’inondation, humidité, etc.) et les greniers (variations climatiques importantes, animaux nuisibles, problèmes d’étanchéité, etc.) non aménagés seront à éviter absolument. La proximité d’installations à risque telles qu’une chaudière n’est pas non plus favorable.

Idéalement, ce local sera aménagé en rez-de-chaussée pour faciliter les déplacements de documents lors des versements aux Archives départementales ou des opérations d’élimination , mais également pour des questions de résistance du plancher.

Il est possible d’installer dans votre local des rayonnages fixes ou mobiles ayant les caractéristiques techniques suivantes :

· matériau : rayonnages métalliques stables (en tôle d’acier émaillée) et réglables en hauteur (pour adapter la hauteur aux dimensions des boîtes d’archives). Le bois est néfaste car il risque non seulement de brûler mais favorise aussi le développement des moisissures et des insectes xylophages ;

· hauteur maximale des rayonnages : 2,20 m ;

· profondeur : 30 à 40 cm ;

· longueur des tablettes : 1 m à 1,20 m ;

· résistance moyenne d’une tablette : 100 kg/ml (mètre linéaire) ;

· hauteur maximale des tablettes utiles : 1,80 m, ce qui évite d’avoir à monter sur un tabouret ou un escabeau pour atteindre les documents ;

· hauteur minimale entre le sol et la première tablette : 15 cm ;

· ne pas placer les rayonnages contre les murs, pour protéger les documents de l’humidité ;

· les rayonnages seront installés perpendiculairement aux fenêtres afin que les boîtes d’archives soient protégées de la lumière directe.

Les tablettes seront pleines, de même que les montants des rayonnages, pour une plus grande stabilité.

Un espace d’environ 30 cm entre le plafond et le haut des rayonnages et un espace d’au moins 5 cm entre les murs (15 cm en cas de murs donnant sur l’exterieur) et les rayonnages seront prévus pour assurer la circulation de l’air.

Afin d’assurer la sécurité des personnes et des documents les mesures suivantes sont nécessaires :

· Éviter la présence de canalisations dans le local pour limiter les risques de dégâts des eaux. Cependant, si cela n’est pas possible, une protection autour des canalisations sera installée afin de ralentir les éventuelles fuites d’eau, et les rayonnages ne seront pas installés directement au-dessous.

· ne pas stocker autre chose que des archives (fournitures, denrées alimentaires, etc.) dans le local, afin de limiter les risques d’incendie, d’infestation par des insectes ou des rongeurs ;

· nettoyer et dépoussiérer régulièrement : la présence de poussière, préjudiciable à la bonne conservation des documents, favorise aussi le développement de moisissures ;

· Ne pas encombrer les espaces de circulation avec des boîtes d’archives posées au sol en cas d’évacuation. Cela évitera également des dégâts en cas d’inondation ;

· mise en place d’un système anti-incendie : porte coupe-feu 1h, murs et plancher 2h, extincteurs à poudre sèche (1 pour 100 m²), système de détection des fumées ;

· mise en place d’un système anti-effraction : serrure haute qualité avec fermeture à clé permanente, protection des ouvertures par l’installation de barreaux aux fenêtres ou de vitres de sécurité anti-effraction.